Lizenz- und Prüfstelle-Kontext

Ziel

Pass-/Lizenzanträge werden so beschrieben, dass Verein, Ligaverwaltung und Prüfstelle jeweils ihren Teil des Workflows an einer Stelle verstehen. Der Kontext startet erst, wenn Spielerlisten, Trainerprofile und Schiri-/Offiziellenprofile vorbereitet sind.

Dieses Kapitel erklärt, wie Vereine in der Ligaverwaltung einen Spielerpass, eine Trainerlizenz, eine Nachwuchstrainerlizenz, eine Schiedsrichterlizenz oder eine Zeitnehmerlizenz beantragen. Die Antragsart steuert dabei nicht nur den Namen des Antrags, sondern auch den Personenpool, aus dem die passende Person ausgewählt wird.

Rolle und Berechtigung

• Vereinsverantwortlicher
• Ligaverwaltung
• Prüfstelle

Voraussetzungen

• Saison und Liga sind angelegt.
• Mannschaften und Spielerlisten sind vorbereitet.
• Personen, Mitgliedschaften und Kader sind vorhanden.
• Trainerprofile sind vorhanden.
• Schiri-/Offiziellenprofile sind vorhanden.

Unterpunkte

Dieses Kapitel trennt die Vereinsaktion vom Prüfstelle-Kontext, damit beide Seiten ihren eigenen Arbeitsablauf nachvollziehen können.

7.1Lizenzantrag starten und Entwurf anlegen

Unterpunkte

• 7.1.1 Ziel und Kontextwechsel: Vereinsschritt und Prüfstelle-Schritt trennen.
• 7.1.2 Beispieldaten: Werte für den ersten Antrag bereithalten.
• 7.1.3 Antrag starten: Antragsart und Pool-Person wählen.
• 7.1.4 Entwurf prüfen: Status und Herkunft des Entwurfs kontrollieren.
• 7.1.5 Gegenstück der Prüfstelle einordnen: erklären, warum die Prüfstelle den Entwurf noch nicht entscheidet.
• 7.1.6 Checkliste: Prüfpunkte abhaken.
• 7.1.7 Bedienung und Fehlerbilder: Bedienelemente und typische Stolperstellen nachschlagen.

7.1.1Ziel und Kontextwechsel

Ziel

Der Vereinsverantwortliche startet einen Pass-/Lizenzantrag aus dem richtigen vorhandenen Pool. Aus einer vorbereiteten Person wird dadurch ein Lizenzantrags-Entwurf im Vereinskontext.

Unterpunkt 7.1 endet bewusst beim Entwurf. Unterlagen, Einsichtsnachweise, Einreichen und Entscheidungen folgen in späteren Unterpunkten. Ein Entwurf ist noch keine Aufgabe für die Prüfstelle.

Rolle und Zugriff

• Anmeldung als Vereinsverwalter.
• Arbeitsbereich: eigener Verein.
• Bearbeitung nur für Personen und Pools des eigenen Vereins.

Voraussetzungen

• Der Verein-Kontext ist für Personen, Mitgliedschaften, Teams, Kader und Trainerprofile vorbereitet.
• Unterpunkt 5.2, Unterpunkt 5.3 und Unterpunkt 5.5 im Verein-Spielbetrieb sind fachlich verstanden.
• Die Person hat eine aktive Mitgliedschaft im Verein.
• Für eine Nachwuchstrainerlizenz existiert ein aktives Trainerprofil.
• Für Spielerpässe, Schiedsrichterlizenzen oder Zeitnehmerlizenzen muss die Person im jeweils passenden Pool vorbereitet sein.

Antragsarten verstehen

Die Antragsart legt fest, welcher Pass- oder Lizenzprozess gestartet wird. Sie ist deshalb der erste fachliche Schritt im Wizard. Wer eine falsche Antragsart wählt, sieht im nächsten Schritt oft nicht die erwartete Person, weil die Anwendung bewusst nur passende Pool-Einträge anbietet.

Für die Vereinsarbeit ist wichtig: Mitgliedschaft allein reicht nicht aus. Der Antrag startet immer aus dem fachlich passenden Vorbereitungskontext. Ein Spielerpass kommt aus dem Teamspieler-Pool, Trainer- und Nachwuchstrainerlizenzen kommen aus der Trainerliste, Schiedsrichter- und Zeitnehmerlizenzen kommen aus dem Schiri-/Offiziellenpool.

Wer in der Ligaverwaltung einen Spielerpass beantragen, eine Trainerlizenz beantragen, eine Nachwuchstrainerlizenz beantragen, eine Schiedsrichterlizenz beantragen oder eine Zeitnehmerlizenz beantragen möchte, startet immer mit diesem Ablauf: passende Antragsart anklicken, passende Person aus dem Pool auswählen und zuerst einen Vereinsentwurf erzeugen.

Vereinsstatusübersicht verstehen

Die Seite Pass-/Lizenzanträge ist im Vereinskontext die operative Übersicht über Lizenzfälle. Sie zeigt laufende Anträge und genehmigte Lizenzfälle gemeinsam, damit Vereinsverantwortliche sehen, was offen, erledigt oder wegen Ablauf relevant ist.

Der gespeicherte Prüfstellenstatus bleibt historisch erhalten. Ein genehmigter Antrag bleibt intern Genehmigt, auch wenn die erzeugte Bestandslizenz später abläuft. Die Vereinsübersicht zeigt für solche Fälle einen abgeleiteten sichtbaren Status.

Für Ablauf-Fälle zeigt die Zeile die nächste sinnvolle Aktion: Antrag öffnen, wenn bereits ein laufender Folgeantrag existiert, sonst Verlängerung starten. Ein Neuantrag erzeugt seine Ziel-Lizenz erst bei Genehmigung. Verlängerung, Änderung/Korrektur und Reaktivierung beziehen sich auf eine bestehende Ziel- oder Bestandslizenz.

7.1.2Beispieldaten

Die Werte in der Tabelle sind Beispielwerte. In einer echten Einrichtung wählt der Verein hier die eigene Person und die fachlich passende Antragsart.

7.1.3Antrag starten

1. Melde dich als Vereinsverwalter an.
2. Öffne den Admin-Bereich (Pfad: /admin).
3. Prüfe, dass der Verein-Arbeitsbereich aktiv ist.
4. Öffne in der Navigation Offene Aufgaben den Bereich Pass-/Lizenzanträge (Pfad: /admin/license-applications).
5. Nutze die Statusfilter Läuft bald ab oder Abgelaufen, wenn eine Bestandslizenz geprüft oder verlängert werden soll.
6. Öffne bei einer markierten Zeile Antrag öffnen oder Verlängerung starten, falls die Aktion angeboten wird.
7. Klicke andernfalls Neuer Antrag.
8. Klicke die Karte der passenden Antragsart.
9. Prüfe im nächsten Schritt die angezeigten Kriterien und den angegebenen Pool.
10. Wähle im Feld Person die passende Person aus dem Pool.
11. Klicke Entwurf anlegen.

Der Antrag wird danach als Entwurf angelegt und die Oberfläche wechselt in die Bearbeitung des Antrags. Klicke in Unterpunkt 7.1 noch nicht Prüfen & Einreichen.

7.1.4Entwurf prüfen

1. Prüfe im Kopfbereich des Antrags Verein, Person, Antrag und Herkunft.
2. Prüfe, dass die Herkunft zum gewählten Pool passt.
3. Öffne mit Zur Übersicht wieder die Liste der Pass-/Lizenzanträge.
4. Prüfe, dass der Antrag in der Liste erscheint.
5. Prüfe, dass der Status Entwurf angezeigt wird.
6. Prüfe, dass als nächster Schritt Bearbeiten / einreichen angeboten wird.

Ein neu begonnener Entwurf kann weiterbearbeitet oder gelöscht werden. Wenn der Entwurf eine bestehende Lizenzakte fortführt, zum Beispiel als Verlängerung oder Korrektur, wird er nicht gelöscht. Stattdessen wird Entwurf verwerfen angeboten; die bisherige Lizenzakte bleibt dadurch erhalten und der vorherige Status wird wiederhergestellt.

Erst nach Prüfen & Einreichen und anschließend Einreichen wird daraus ein Antrag für die Prüfstelle.

7.1.5Gegenstück der Prüfstelle einordnen

Die Prüfstelle arbeitet später im Bereich Prüfen & Freigeben > Pass-/Lizenzanträge. Dort werden eingereichte Anträge und Rückfragen entschieden.

Ein Vereinsentwurf taucht in der Prüfstelle-Inbox noch nicht als offene Entscheidung auf. Das ist korrekt, weil der Verein den Antrag zuerst vervollständigen und einreichen muss.

7.1.6Checkliste

7.1.7Bedienung und Fehlerbilder

Bedienelemente

Typische Fehler

• Wenn keine Person angeboten wird, fehlt meistens die aktive Mitgliedschaft oder der passende Pool-Eintrag.
• Für einen Spielerpass reicht eine Mitgliedschaft allein nicht; die Person muss als Teamspieler geführt werden.
• Für eine Trainerlizenz oder Nachwuchstrainerlizenz braucht die Person ein aktives Trainerprofil.
• Für eine Schiedsrichter- oder Zeitnehmerlizenz braucht die Person ein aktives Schiri-/Offiziellenprofil.
• Wenn die Prüfstelle den Antrag nicht sieht, prüfe zuerst den Status im Verein. Ein Entwurf ist noch nicht eingereicht.
• Wenn die Statusfilter Läuft bald ab und Abgelaufen leer bleiben, gibt es in der Vereinsübersicht aktuell keinen genehmigten Lizenzfall mit Ablaufhinweis.
• Wenn bei einem Entwurf zu einer bestehenden Lizenz kein Löschen angeboten wird, ist das korrekt. Nutze Entwurf verwerfen, damit die bestehende Lizenzakte erhalten bleibt.

7.2Antragsdaten, Unterlagen und Einsichten erfassen

Unterpunkte

• 7.2.1 Ziel: Entwurf vervollständigen.
• 7.2.2 Beispieldaten: Beispielunterlagen und Einsichten bereithalten.
• 7.2.3 Antragsdaten bearbeiten: Nummer, Gültigkeit und Notiz pflegen.
• 7.2.4 Dokumente und Einsichten erfassen: Dateien hochladen und filelose Nachweise dokumentieren.
• 7.2.5 Checkliste: Vollständigkeit prüfen.
• 7.2.6 Bedienung und Fehlerbilder: Änderungen speichern, Löschen und Warnungen einordnen.

7.2.1Ziel

Der Vereinsverantwortliche ergänzt den Entwurf um die fachlichen Antragsdaten. Dokumente werden als private Antragsdateien gespeichert. EFZ-/Kinderschutz-Nachweise werden nicht hochgeladen, sondern nur als Einsicht dokumentiert.

Der Bearbeitungsschritt ist ein gemeinsames Formular. Antragsdaten, optionaler Dokumentupload, Einsicht und Notiz an die Prüfstelle werden zusammen gespeichert. Die Aktionsleiste unten steuert, ob der Verein weiter zur Prüfung geht oder nur speichert.

7.2.2Beispieldaten

7.2.3Antragsdaten bearbeiten

1. Öffne den Entwurf über Pass-/Lizenzanträge.
2. Prüfe im Kopfbereich Verein, Person, Antragsart und Herkunft.
3. Prüfe den Gültigkeitshinweis zur Bestandslizenz, falls er angezeigt wird.
4. Trage die gewünschte Pass- oder Lizenznummer ein, falls sie schon bekannt ist.
5. Trage Gültig ab und Gültig bis ein, wenn der Verein diese Zielwerte kennt.
6. Erfasse eine kurze Notiz im Feld Neue Antwort / Notiz an die Prüfstelle.
7. Klicke unten Änderungen speichern, wenn du noch nicht einreichen möchtest.

Wenn du über Zur Übersicht zurückgehst und ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, weist die Oberfläche darauf hin, dass diese Daten verloren gehen.

7.2.4Dokumente und Einsichten erfassen

1. Wähle im selben Formular einen Dokumenttyp.
2. Lade genau die passende Datei hoch.
3. Erfasse bei Bedarf eine Einsicht, zum Beispiel Erweitertes Führungszeugnis eingesehen.
4. Eingesehen am ist optional. Eine Einsicht kann auch nur über Notiz oder Gültigkeit dokumentiert werden.
5. Prüfe die Listen Dokumente und Einsichten.
6. Lösche falsch erfasste Dokumente oder Einsichten direkt über den jeweiligen Löschbutton.

Für EFZ und Kinderschutz gilt: keine Datei speichern. Die Prüfbarkeit entsteht über Einsichtstyp, Notiz, Gültigkeit und erfassende Person.

7.2.5Checkliste

7.2.6Bedienung und Fehlerbilder

Typische Fehler:

• Wenn ein Dokument nach dem Speichern fehlt, prüfe, ob unten wirklich Änderungen speichern oder Prüfen & Einreichen geklickt wurde.
• Wenn eine Einsicht nicht gespeichert wurde, reicht ein leeres Formular nicht aus. Mindestens Typ, Notiz, Gültigkeit oder Datum muss sinnvoll gesetzt sein.
• Wenn ein Bild falsch ist, lösche es direkt am Dokument und lade danach die korrekte Datei hoch.

7.3Antrag einreichen und Status verfolgen

Unterpunkte

• 7.3.1 Ziel: Entwurf an die Prüfstelle übergeben.
• 7.3.2 Review vor Einreichung: Zusammenfassung und Hinweise prüfen.
• 7.3.3 Einreichen: Statuswechsel auslösen.
• 7.3.4 Status verfolgen: Vereinsübersicht lesen.
• 7.3.5 Checkliste: Einreichung bestätigen.

7.3.1Ziel

Der Verein übergibt den vorbereiteten Entwurf an die Prüfstelle. Ab diesem Moment erscheint der Antrag in der Pass-/Lizenzstelle als offene Aufgabe.

Warnungen auf der Review-Seite sind Hinweise. Sie blockieren die Einreichung nicht automatisch, weil Pflichtdokumente je Verband später fachlich geschärft werden können.

7.3.2Review vor Einreichung

1. Öffne im Antrag Prüfen & Einreichen.
2. Prüfe die hervorgehobene Zusammenfassung: Verein, Person, Antrag und Gültigkeit.
3. Prüfe Dokumente. Bilder werden als Vorschau angezeigt, andere Dateien als Link.
4. Prüfe Einsichten und Kommunikation.
5. Lies die Hinweise. Kein Dokument hinterlegt oder Kein EFZ-/Kinderschutz-Einsichtsnachweis hinterlegt ist ein Prüfhinweis, kein technischer Fehler.

7.3.3Einreichen

1. Wenn die Zusammenfassung passt, klicke unten Einreichen.
2. Die Vereinsübersicht zeigt danach den Status Eingereicht.
3. Die Prüfstelle sieht den Antrag unter Pass-/Lizenzstelle.

7.3.4Status verfolgen

Wenn ein laufender Antrag nicht weitergeführt werden soll, öffne in der Vereinsübersicht Zurückziehen, erfasse bei Bedarf einen Kommentar und bestätige mit Antrag zurückziehen. Danach bleibt der Vorgang im Status Zurückgezogen nachvollziehbar.

7.3.5Checkliste

7.4Rückfrage beantworten

Unterpunkte

• 7.4.1 Ziel: Rückfrage der Prüfstelle sauber beantworten.
• 7.4.2 Rückfrage lesen: offene Frage erkennen.
• 7.4.3 Antwort erfassen: Notiz, Dokument oder Einsicht nachreichen.
• 7.4.4 Erneut einreichen: Antrag zurück zur Prüfstelle geben.
• 7.4.5 Checkliste: Kommunikationsverlauf prüfen.

7.4.1Ziel

Eine Rückfrage hält den Antrag im gemeinsamen Verlauf fest. Die Prüfstelle formuliert eine konkrete Frage. Der Verein antwortet über die Antragsbearbeitung, ohne den bisherigen Verlauf zu überschreiben.

7.4.2Rückfrage lesen

1. Öffne Pass-/Lizenzanträge.
2. Filtere bei Bedarf auf Rückfrage.
3. Öffne den Antrag mit Rückfrage beantworten.
4. Lies im Kommunikationsbereich die letzte Rückfrage der Prüfstelle.

7.4.3Antwort erfassen

1. Ergänze die fehlende Information im Feld Neue Antwort / Notiz an die Prüfstelle.
2. Lade fehlende Dokumente hoch, wenn die Rückfrage eine Datei betrifft.
3. Erfasse eine Einsicht, wenn die Rückfrage EFZ oder Kinderschutz betrifft.
4. Klicke Änderungen speichern oder gehe direkt zu Prüfen & Einreichen.

Beispielantwort:

7.4.4Erneut einreichen

1. Öffne Prüfen & Einreichen.
2. Prüfe, dass die neue Antwort im Kommunikationsbereich sichtbar ist.
3. Klicke Einreichen.
4. Der Status wechselt wieder auf Eingereicht.

Die Prüfstelle sieht danach die Antwort als neuesten Kommunikationsbeitrag und kann genehmigen, ablehnen oder erneut rückfragen.

7.4.5Checkliste

7.5Antrag prüfen und entscheiden

Unterpunkte

• 7.5.1 Ziel und Zugriff: Prüfstelle-Kontext öffnen.
• 7.5.2 Inbox filtern: offene Anträge finden.
• 7.5.3 Detailprüfung: Daten, Dokumente, Einsichten und Hinweise lesen.
• 7.5.4 Entscheidungen: genehmigen, rückfragen oder ablehnen.
• 7.5.5 Checkliste: Entscheidung nachvollziehbar abschließen.

7.5.1Ziel und Zugriff

Die Prüfstelle entscheidet eingereichte Pass-/Lizenzanträge. Sie arbeitet nicht im Vereinswizard, sondern im Bereich Pass-/Lizenzstelle.

Rolle und Zugriff

• Anmeldung als Person mit Lizenzstellen- oder Verbandsverwaltungsrechten.
• Arbeitsbereich: Verband oder Systemkontext.
• Navigation: Prüfen & Freigeben > Pass-/Lizenzanträge (Pfad: /admin/license-review).

7.5.2Inbox filtern

1. Öffne Pass-/Lizenzstelle.
2. Nutze die Statusleiste, um die passende Prüfmenge zu wählen.
3. Filtere optional nach Antragsart oder Verein.
4. Öffne offene Anträge mit Antrag prüfen; abgeschlossene oder nicht entscheidbare Anträge öffnest du mit Details.

Die Inbox zeigt den neuesten Kommunikationsbeitrag direkt unter dem Antrag. Dadurch sind Rückfragen und Vereinsantworten in der Liste sichtbar, ohne die Detailseite öffnen zu müssen. Wenn eine Ziel-Lizenz vorhanden ist, wird außerdem ihre aktuelle Nutzbarkeit direkt am Antrag angezeigt.

7.5.3Detailprüfung

1. Prüfe in der Antragsübersicht Verein, Person, Antragsart und Herkunft.
2. Prüfe gewünschte oder bereits zugewiesene Nummer und Gültigkeit.
3. Prüfe den Gültigkeitshinweis zur bestehenden Ziel-Lizenz, insbesondere Abgelaufen oder Läuft bald ab.
4. Öffne Dokumente. Bilder erscheinen als Vorschau, PDF-Dateien als private Downloads.
5. Prüfe Einsichten. EFZ und Kinderschutz werden als Nachweiszeilen dargestellt.
6. Lies Hinweise und Kommunikationsverlauf.

Hinweise blockieren die Entscheidung nicht. Sie sollen die Prüfstelle auf fehlende Dokumente, fehlende Einsichten oder vorhandene Ziel-Lizenzen aufmerksam machen.

7.5.4Entscheidungen

Bei Genehmigen sind mindestens die Pass- oder Lizenznummer und bei Bedarf Gültigkeit sowie Stufe/Klasse zu prüfen. Bei Trainer- und Nachwuchstrainerlizenzen kann Stufe/Klasse die fachliche Qualifikation enthalten.

Beispielwerte für die Genehmigung:

Beispiel für eine Rückfrage:

Beispiel für eine Ablehnung:

7.5.5Checkliste

7.6Erzeugte Lizenz prüfen

Unterpunkte

• 7.6.1 Ziel: Genehmigung im Register nachvollziehen.
• 7.6.2 Ziel-Lizenz öffnen: Registereintrag prüfen.
• 7.6.3 Wirkung an der Person prüfen: Mitgliedschaft und Profil kontrollieren.
• 7.6.4 Checkliste: Lizenzabschluss bestätigen.

7.6.1Ziel

Eine Genehmigung ist erst abgeschlossen, wenn die erzeugte Ziel-Lizenz im Register nachvollziehbar ist. Der Antrag bleibt die Vorgangsakte. Die Lizenz ist der operative Nachweis für spätere Prüfungen.

7.6.2Ziel-Lizenz öffnen

1. Öffne einen genehmigten Antrag in der Pass-/Lizenzstelle.
2. Nutze den Link Ziel-Lizenz in Lizenzen, falls er angezeigt wird.
3. Prüfe im Register Lizenzen die gespeicherten Kerndaten.

7.6.3Wirkung an der Person prüfen

1. Öffne die Mitgliedschaft der Person.
2. Prüfe den Lizenzbereich.
3. Öffne den fachlichen Ausgangskontext je Lizenzart.
4. Prüfe, dass der frühere Hinweis Lizenz fehlt nicht mehr erwartet wird, sobald die passende aktive Lizenz vorhanden ist.

7.6.4Checkliste

7.7Wirkung im Spielbetrieb einordnen

Unterpunkte

• 7.7.1 Ziel: Lizenzstand in spätere Prüfungen übersetzen.
• 7.7.2 Wirkung nach Lizenztyp: Spielbetriebliche Bedeutung verstehen.
• 7.7.3 Grenzen: Was der Lizenzantrag nicht automatisch erledigt.
• 7.7.4 Checkliste: Kapitelabschluss prüfen.

7.7.1Ziel

Der Lizenzantrag erzeugt keinen Spielplan und keinen Spielbericht. Er sorgt dafür, dass spätere Prüfschritte auf eine gültige Pass- oder Lizenzgrundlage zugreifen können.

7.7.2Wirkung nach Lizenztyp

7.7.3Grenzen

• Eine Lizenz ersetzt keine Teamzuordnung.
• Eine Lizenz ersetzt keine Mannschaftsmeldung.
• Eine Lizenz ersetzt keine Schiedsrichtermeldung zur Saison.
• Eine Lizenz erzeugt keinen Spielberichtseintrag.
• Eine Rückfrage oder Ablehnung verändert den ursprünglichen Personenpool nicht.

7.7.4Checkliste

Erwartetes Ergebnis

• Unterpunkt 7.1 ist erledigt, wenn ein Pass-/Lizenzantrag aus dem passenden Pool gestartet wurde, in der Vereinsübersicht mit Status Entwurf erscheint und noch nicht in der Prüfstelle entschieden werden kann.
• Kapitel 7 ist erledigt, wenn Verein und Prüfstelle den Ablauf von Entwurf, Einreichung, Rückfrage, Entscheidung und Ziel-Lizenz nachvollziehen können.
• Die Vereinsübersicht macht laufende, genehmigte, abgelaufene, bald ablaufende, abgelehnte und zurückgezogene Fälle unterscheidbar.
• Die Prüfstelle sieht in Inbox und Detailseite alle relevanten Informationen: Antrag, Herkunft, Dokumente, Einsichten, Hinweise, Kommunikation und Entscheidung.